Desde principio de curso nos planteamos en Start UC3M el reto de organizar un StartCamp por muchos motivos: es un evento que impactaría mucho en los participantes, que nos daría más visibilidad, que requeriría de mucho esfuerzo organizativo pero que sería muy gratificante… Hoy, quiero hacer una retro para ver las dificultades que nos encontramos los organizadores, qué salió mejor y qué se tiene que mejorar si repetimos en un futuro, información que tenemos gracias a los participantes, mentores y ponentes que rellenaron una encuesta para darnos el bien preciado feedback.
Hay que decir que los obstáculos que se tuvieron que superar de manera previa al DÍA “S” son innumerables, empezando porque teníamos prácticamente CERO euros para financiar un fin de semana entero con 36 participantes, 9 mentores, 6 organizadores y 2 ponentes que venían a HACER COSAS con MATERIALES, en un AMPLIO ESPACIO DE TRABAJO, siendo ALIMENTADOS y suponiendo que podrían llevarse algún PREMIO de ganar la competición. A todo esto se le añade la complejidad de que, en el equipo organizador, sólamente yo había estado involucrada una vez hace tres años en la organización de un evento así, en concreto encargándome de las dinámicas y perdiéndome gran parte de detalles de todo el cuadro que supone montar un StartCamp. Si todo parecía llamado al desastre, ESPÉRENSE porque, además, si era poco uno, decidimos coordinarnos con Start Universe para montar DOS STARTCAMPS el mismo día.
FALLOS
Estructura del evento:
Se ha propuesto adelantar las ponencias en general, de manera que el propio viernes los participantes se vayan a su casa conociendo la metodología del Business Model Canvas, y el sábado por la tarde ya sepan cómo hacer un Pitch para que sepan qué se espera de ellos exactamente, no se pierda tiempo y puedan prepararse mejor para la presentación de sus proyectos. Además, se ha sugerido que la segunda ponencia trate sobre competencias personales o soft skills.
Comunicación entre y con los mentores:
Algunos mentores han pedido tener un grupo de Whatsapp para coordinarse entre ellos, no sólo en cuanto a los apuntes que les hacían a los equipos, sino también para que, si alguno se debiera ausentar por cualquier motivo, que el resto lo supieran para que su posición quedara cubierta. En este asunto, es cierto que hubo mentores que faltaron durante varios periodos del evento, muchos sin comunicarlo, lo cual pudo estar causado por un error de comunicación de la organización con ellos.
Limitar la intervención de los organizadores:
En ciertos momentos, algunos organizadores comenzaron a dar opiniones y consejos a los participantes. Esto resta valor a la presencia de mentores que son emprendedores y profesionales con más experiencia y autoridad y puede desconcertar a los participantes. Es importante definir bien los roles de la organización y comunicar bien tanto a mentores como asistentes la naturaleza de la intervención de estos.
Definir los criterios de evaluación con anterioridad:
Aquí hay dos componentes, con los que podemos estar más o menos de acuerdo. Por un lado, muy cierto, faltó planificación en cuanto al jurado, su composición y criterios de evaluación de los proyectos. Por el otro, que los participantes supieran qué se iba a tener en cuenta. Quizás esto se podría haber mencionado el viernes, pero nos pareció que decirlo el domingo era demasiado tarde y no queríamos que modificase el trabajo desarrollado durante el fin de semana y el discurso de cada equipo. Hay muuuuuuchas opiniones respecto a esto.
Ruido:
Algunos participantes, aunque pocos, han comentado que, al ser tan amplio el espacio y estar todos los equipos en la misma sala, se generaba mucho ruido en ciertos momentos de trabajo más frenético.
Networking:
Pese a que se hizo un ice-breaker al comenzar la jornada del viernes, muchas personas han comentado que les gustaría haber conocido mejor al resto de compañeros antes de formar los equipos. Esto podría solucionarse creando un evento pre-StartCamp UC3M o dejando la formación de equipos para el sábado por la mañana.
La comida
Tuvimos un problema con la compra de comida que hicimos, pues la mitad nunca llegó a La Terminal. También, el menú podría haber sido algo más variado (es cierto que como sobró comida al mediodía, la sacamos como merienda-cena, algo que no estaba planeado).
Las compras de último momento:
En todo evento surgen imprevistos. Lo importante es saber reaccionar rápido y solucionarlos. Hubo que comprar cosas que se acabaron, cosas de las cuales nos quedamos cortos al planificar o simplemente cosas que no tuvimos en cuenta (por ejemplo, pilas para el micrófono). Quizás la reacción a estas situaciones no fue los suficientemente rápida o coordinada en algunos momentos.
La juerga del sábado:
Faltó planificación para asegurarnos un sitio en el que tuviéramos asegurado sitio el sábado por la noche. Habría que haber reservado algún bar en lugar de jugársela al “seguro que entramos en alguno de los de alrededor”.
La comunicación con Start Universe
Sin duda creemos que esto ha fallado, obstaculizando la planificación del evento y teniendo que recular de cuando en cuando. La idea de que en un fin de semana se juntaran tantos jóvenes de distintas universidades para montar proyectos emprendedores es una maravilla, pero resultó confuso para muchos participantes que no sabían a cuál apuntarse o que preferían ir a uno o a otro.
ACIERTOS
Las colaboraciones:
Como comentaba, una de las mayores dificultades a las que nos enfrentábamos era la falta de recursos económicos para pagar un espacio, un premio para los ganadores, los materiales de trabajo,.. El trabajo que se hizo al buscar patrocinios y colaboraciones fue muy eficaz, pues tuvimos el respaldo de nombres tan admirados como ThePowerMBA, Iron Hack, La Terminal y el Máster de Emprendimiento de la UC3M, gracias a los cuales sumamos mucho valor al evento.
Mentores y ponencias:
Fue un lujo contar con la presencia de jóvenes tan potentes durante un fin de semana. Es un trabajo que hacen de manera desinteresada, por ayudar a iniciativas con un impacto como el que tratamos de causar en Start UC3M. Estamos eternamente agradecidos por la implicación de cada uno de ellos.
El espacio:
No hubo problema para que cupiesen todos los equipos. Hubo sitio para almacenar los materiales, una cocina que pudimos utilizar libremente… Nuestros dieses al trato recibido por La Terminal.
El networking:
Los participantes se llevaron a su casa nuevos contactos de personas con inquietudes como las suyas. Muchos participantes han sugerido hacer cañas un día, o juntarnos otra vez, lo que muestra que el objetivo de que se crearan nuevas amistades y relaciones se cumplió.
La comida:
Se destacaron positivamente tanto los desayunos como los cafés, así como el hecho de que hubiera sushi en la comida.
Las estadísticas:
Los participantes tuvieron la posibilidad de puntuar distintos ámbitos del fin de semana. Estos fueron los resultados:
La información recibida: 4,57/5 ★★★★★
La comida: 4,14/5 ★★★★
Las ponencias: 3,88/5 ★★★★
¿Se lo recomendarías a un/a amigo/a? 4,93/5 ★★★★★
CONCLUSIONES
Todo el esfuerzo ha tenido su recompensa. Obviamente, hay muchas cosas que mejorar, pulir, evolucionar, y estamos deseando hacerlo, sobre todo porque pensamos que los participantes se fueron a casa con una experiencia nueva, y queremos que la siguiente vez se lleven una EXPERIENCIA en mayúsculas y negrita. El equipo organizador tiene ganas de montar otro StartCamp desde el momento en el que se acabó esta edición, y eso siempre es buena señal. No hemos ganado dinero con el StartCamp, es cierto, pero nos hemos llevado el CARIÑO DE TODA ESTA GENTE:
El Startcamp UC3M fue una locura, estuvo super bien, todas las personas con las que hablé estaban encantadas y, aunque a nivel interno falten cosas que concretar, repetiría mil veces. Sois unos p***s cracks y lo habéis hecho de lujo.
Asistente al StartCamp by Start UC3M
El curro que hay detrás del evento nunca se valora lo suficiente. Aprovecho este espacio para darles las gracias al equipazo que ha montado este evento, es una oportunidad impresionante, dan alas a mucha gente
Asistente al StartCamp by Start UC3M
No tenía muchas expectativas porque nunca había estado en algo parecido y me ha sorprendido para bien, me ha aportado muchísimo.
Asistente al StartCamp by Start UC3M
Estoy muy contento. Además, descubrí nuevas situaciones que se dan a la hora de trabajar equipo, lo que me supone un aprendizaje muy importante.
Asistente al StartCamp by Start UC3M
He aprendido muchísimo, no me lo esperaba así, es la realidad de crear un negocio, es a lo que nos enfrentamos. Me ha encantado!
Asistente al StartCamp by Start UC3M
Ha superado mis expectativas, muy dinámico y divertido. He aprendido mucho sobre cosas que podré aplicar en el futuro y los contactos son también una parte muy importante! Sin duda que volveré a repetir está o cualquier experiencia de Startuc3m.
Asistente al StartCamp by Start UC3M
Me sorprendió para bien . La verdad es que no iba con las expectativas muy altas y cuando terminó el evento sentí que había sido uno de los fin de semanas que mejor he aprovechado en mucho tiempo.
Asistente al StartCamp by Start UC3M